Just Bijns

Het aanvragen van de gratis proef is gelukt en alles bleek meteen te werken. Dat is al wennen, want tot zover was het nog nooit zo makkelijk en snel om iets nieuws te beginnen. Wel verleidelijk, dat gemak: je zou bijna vergeten even stil te staan bij wat de proef periode nou eigenlijk zou moeten bewijzen. Uiteraard is het goed om even door te prikken wat er klopt van de specificaties, maar daarbij gaat het om wat er niet staat. Vergeet dus niet om zelf een lijstje te maken van wat je allemaal verwacht. Denk daarbij niet alleen aan systeemeisen (inclusief Windows versie, Mac OS) en browser versie, maar ook aan bijpassende apps voor smartphones en tablets. Ga ook na wat de gebruiksvoorwaarden zeggen over het eigendom van de data en welke mogelijkheden er zijn om je data er weer uit te halen. Tenslotte zal het je helpen als je weet welke andere Nederlandse klanten deze dienst al gebruiken voor productie doeleinden, met hoeveel gebruikers en sinds wanneer.

Dit zijn allemaal dingen die de verkoper van de dienst je moet kunnen vertellen, voordat je aan de proef periode moet beginnen. Want tijdens de proef periode moet je nog vaststellen dat dit daadwerkelijk het geval is. Alle zaken die over het hoofd gezien zijn en in de proef periode boven water komen moeten nog worden opgelost zonder dat bovengenoemd lijstje met eisen word aangetast. Typische valkuilen zijn bijvoorbeeld de beperkte functionaliteit van de bijpassende apps voor smartphones en tablets of beperkingen in de ondersteuning van de Mac.

En dan nog was dit het makkelijkste stukje: de techniek. Nu wordt het pas echt interessant, namelijk: hoe vertel ik het de gebruikers! Eigenlijk gaat het daarmee pas beginnen, want spullen die niet worden gebruikt kosten alleen maar geld. Het goeie nieuws is wel dat cloud oplossingen zich prima lenen voor een geleidelijke manier van invoeren. Zo kun je alle aandacht geven aan de mensen en ze per groep begeleiden in het werken in de wolk.

Uit: TechNet Magazine nummer 4, oktober 2010, p. 75/76. Door Jorn Bijnsdorp.

Windows uit het stopcontact

Mail in de cloud wint snel aan populariteit. Maar hoe zit het met de rest? Azure neemt voor ontwikkelaars de zorg weg hoe schaalbaarheid, storage, netwerk en patches moeten worden geregeld. En er is meer: naast SaaS en PaaS omvat Cloud Computing ook Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Met de laatste vorm kunnen we een server ergens in de cloud inrichten en gebruiken naar eigen inzicht. Wij gingen op zoek naar een geschikte oplossing om een Microsoft SharePoint Server 2010 ontwikkelomgeving in de cloud af te nemen.

Al vroeg in het bèta programma van Microsoft SharePoint Server 2010 zagen we dat er stevige hardware noodzakelijk was voor een geschikte ontwikkelomgeving. Een dergelijke server was niet voorhanden, toch wilden we snel van start. Geschikte nieuwe hardware is natuurlijk volop te koop of te huur, maar de belofte van cloud computing om per uur af te rekenen lonkte.

Amazon EC2
Als eerste klopten we aan bij Amazon Elastic Compute Cloud (EC2). In een kleine vier minuten was een nieuwe server met Microsoft Windows 2008 R2 64-bit paraat. Gepatched tot het laatste service en security niveau en voorzien van Microsoft Internet Information Server 7 en Microsoft SQL Server 2008. Snel beschikbare infrastructuur dus. En per uur af te rekenen. De basis zou op € 650 euro per maand uitkomen: 8 core 2.45 GHz en 7 GB geheugen. Door de server geen 24×7 te laten draaien, maar de beschikbaarheid te beperken tot werktijd zou de prijs per maand zakken met 50 procent. We namen dus 10×5 af. In het geval van een Microsoft SharePoint Server 2010 ontwikkelomgeving bleek dit helaas slechts theorie. Tijdelijk uitzetten maakt dat de server herstart met een nieuw IP-adres en een nieuwe naam. Dat is voor dit doel funest. In de cloud is hardware natuurlijk virtueel. Opnieuw opstarten bij Amazon EC2 is alsof er nieuwe hardware wordt ingezet, terwijl de componenten Sharepoint, SQL en Active Directory allemaal dezelfde namen en nummers moeten houden.

Verizon Business
De ene cloud-server is dus de andere niet. Een pilot met de Computing-as-a-Service offering van Verizon Business gaf meer vertrouwen voor het Windows platform omdat ze ook Windows kunnen beheren en bovendien als optie Microsoft SQL Server 2008 end-to-end gemanaged kunnen leveren. Dus ook hier zijn we een proef gestart. Zelf geen patches hoeven te installeren klinkt natuurlijk best interessant, maar voor een Microsoft SharePoint Server 2010 ontwikkelomgeving blijkt ook hier dat niet alles zo handig is als het lijkt. Om Windows te kunnen beheren, was de Active Directory namelijk door de leverancier ingericht op beheer van hun kant. En om met Microsoft SharePoint Server 2010 aan de slag te kunnen, hadden we nu juist een Domain Controller in eigen beheer nodig. Nog iets om op te letten dus.

Snel, secuur en efficiënt
Intussen hadden we in onze private cloud al wat stappen gezet. Met veel ontwikkelaars in huis die al heel lang intensief met Microsoft SharePoint Server 2007 werken, was er uit vakmatige nieuwsgierigheid veel enthousiasme om zelf in een vroeg stadium met Microsoft SharePoint Server 2010 aan de slag te gaan. Als iedereen SharePoint op zijn eigen laptop gaat uitproberen, neemt niet alleen de vraag toe naar een grote en zwaardere laptop, maar gaat er ook veel tijd verloren aan het inrichten en onderhouden van een persoonlijke testomgeving. Door SharePoint op een gevirtualiseerde server centraal in te richten, halen we deze taak weg bij alle individuele ontwikkelaars en brengen we het inrichten en onderhouden onder bij één beheerder. Die kan dit werk snel, secuur en efficiënter doen. Inrichten is geen makkelijke zaak. Een stappenplan bleek al gauw 167 stappen te omvatten. Het uitvoeren van de installatie konden we terugbrengen tot enkele uren, door hier en daar wat scripting toe te passen. Het automatiseren van de installatie is een belangrijke stap om de snelheid en fl exibiliteit van de server in de cloud optimaal te benutten.

Dure grap
Door de ontwikkelomgeving in de cloud te draaien kunnen we nu makkelijker en meer snapshots maken. Op een lokale laptop was dat ook nog wel mogelijk, maar daar schiet de opslagruimte snel tekort. Ook het overdragen van een omgeving van de ene ontwikkelaar naar de ander is snel en eenvoudig geworden. De centrale plek, de opslagruimte en de flexibiliteit in overdracht van werk zijn voorbeelden van spin-offs van deze nieuwe manier van werken. Daar was het aanvankelijk allemaal niet om begonnen, maar nu we over deze mogelijkheden beschikken, willen we uiteraard niet meer terug. Of het nu private of public is; hetontwikkelen in de cloud biedt veel voordelen. Het voordeel van een public-cloud boven een private-cloud is vooral dat er een grote vrijheid in hardware is. Deze ontwikkelingen op dit terrein gaan zo hard dat, met een reële afschrijftermijn, de kosten om het allemaal zelf te kopen en te doen flink kunnen oplopen. En waar ontwikkelcapaciteit nog enigszins planbaar is, wordt het zelf hebben of opbouwen van expertise voor het operationeel houden van een on-premise private cloud een dure grap.

Alleen de lusten
Een server in de cloud, ofwel “Windows uit het stopcontact”, spreekt aan omdat het wel de lusten maar niet de lasten geeft. Dus wel alle rechten en vrijheid om alles te doen en aan te passen, maar niet hoeven wachten op de levertermijn van de hardware-leverancier en op de inrichting en oplevering van de hardware en daarna belast te worden met het plannen de storage, en de backup van die storage te regelen. Maar goed beschouwd hoort een server in de cloud onderaan in het rijtje van mate waarin u wordt ontzorgd: BPOS ontzorgt het meest, daarna Azure en tot slot een server in de cloud. Wel is een server in de cloud in veel situaties toepasbaar en biedt ook deze vorm belangrijke voordelen van Cloud Computing.

Jorn Bijnsdorp is directeur bij e-office en verantwoordelijk voor services. Naast een passie voor Cloud Computing houdt hij van zeilen.

Uit: TelecomWorks nummer 3 van 2010. Pagina 14. Door Jorn Bijnsdorp.

Cloud geeft samenwerken nieuwe dimensie

Software uit de kraan

Cruciaal voor het Nieuwe Werken is de mogelijkheid om makkelijk te kunnen samenwerken en communiceren met collega’s, partners en klanten. Een van de mogelijkheden om efficiënt online samen te werken is via SharePoint 2010 van Microsoft, dat ook als cloud-dienst wordt aangeboden.

Samenwerken en communiceren leent zich goed voor cloud-computing. Software as a Service (SaaS) is eigenlijk net zoiets als water uit de kraan. Je maakt gebruik van standaardoplossingen en je betaalt per gebruiker. Bedrijven vinden dat prettig, want waarom zouden ze zelf opnieuw het wiel uitvinden en teveel betalen?

De kracht van cloud-computing is efficiëntie. Door gebruik te maken van SaaS-oplossingen vallen de investeringen in IT lager uit, want men hoeft minder te investeren in hardware, software en kennis. En het maakt organisaties flexibel. Een bedrijf kan een account net zo makkelijk activeren als deactiveren (bijvoorbeeld voor een nieuwe deelnemer aan een project of bij ontslag). Dit maakt het mogelijk een tijdelijke omgeving in te richten voor samenwerking en communicatie. Maandelijks geeft het bedrijf aan door hoeveel gebruikers het product is afgenomen: het ‘pay per use’-principe. Daarmee koopt men dus nooit teveel capaciteit in, en dat scheelt aanzienlijk in de kosten. Met ‘de wolk’ als vertrekpunt bestaat de organisatiegrens als hindernis niet meer. Een consultant van een extern bedrijf of een tijdelijk ingehuurde ZZP’er krijgt net zo makkelijk toegang als de interne medewerkers.Veel bedrijven hebben nogal wat moeite om dat te bereiken op een interne omgeving. Niemand weet namelijk wat je dan allemaal precies ziet. Tijdonafhankelijk werken is ook snel geregeld, want cloud-diensten zijn altijd 24/7. Dat moet ook wel, want de gebruikers zitten vaak in verschillende tijdzones.

Conversie-tools beschikbaar

Op dit moment wordt e-mail nog het meeste gebruikt voor communicatie en samenwerken. In de praktijk blijkt dit echter niet altijd het beste middel om in te zetten. Verschillende versies van documenten zijn in omloop, er wordt ‘langs elkaar heen gewerkt’, men vergeet partijen te betrekken en informatie is niet altijd relevant voor iedereen. De status van een project is daarmee niet altijd voor iedereen duidelijk en hoe groter een groep wordt, hoe lastiger het wordt samen te werken. Om het samenwerken efficiënter te laten verlopen zijn ‘chat’, en het online delen van documenten handig om in te zetten. Microsoft heeft de afgelopen maanden gewerkt aan het beschikbaar maken van SharePoint 2010 (release datum 12 mei 2010) en biedt deze ook als cloud-dienst aan. Microsoftonline.com ofwel BPOS (Business Productivity OnlineStandard Suite) biedt Exchange (mail), SharePoint (delen van documenten), OCS (chatten en bellen) en LiveMeeting, aan als suite voor iedere gewenste groepsgrootte. De dienst is geschikt om al deze producten uitsluitend uit de cloud af te nemen, maar ook een gecombineerde vorm is mogelijk. Juist met de ‘2010 release’ van de suite is het een goed moment om deze stap te overwegen. Om alle functionaliteit in huis (on premise) te realiseren zijn bij de minimale configuratie namelijk al tien zware servers vereist. Maar de stap naar de cloud is voor veel bedrijven die nu alles in huis hebben staan, nog best een spannende stap. Vertrouwen in de veiligheid van informatie die ‘ergens in een wolk hangt’, lijkt de grootste bottleneck. Maar juist voor het scenario samenwerken en communiceren zijn er meestal geen verbindingen aan de achterkant nodig en zijn de data min of meer tijdelijke van aard, zeer geschikt voor ‘in the cloud’ dus. Voor de overige wensen zijn conversie-tools beschikbaar en kent BPOS voor ieder onderdeel een ‘in huis’-variant.

Meerwaarde

SharePoint Online biedt overigens wel veel meerwaarde als het in de cloud wordt aangeboden. De beschikbaarheid en toegankelijkheid voor externe partijen is immers beter. Bedrijven kijken bij de ingebruikname van SharePoint direct naar de documentenstructuur. Men is bij het documentbeheer niet meer gebonden aan één, hiërarchische structuur, SharePoint biedt de flexibiliteit om via meerdere ingangen documenten vindbaar te maken.Voor het gelijktijdig samenwerken zijn OCS (Office Communication online met chat-functionaliteit) en LiveMeeting (videoconferencing) zowel uit de cloud via BPOS als in huis beschikbaar. Met name LiveMeeting leent zich erg goed als cloud-dienst. Want als er door de economische crisis of een aswolk niet meer gevlogen kan worden, is LiveMeeting een goed alternatief. Enige voorbereiding is cruciaal, en ook van de deelnemers is wat meer discipline vereist. Maar was het niet toch al een goed plan om bijeenkomsten goed voor te bereiden? Hoe dan ook blijft het prettig om elkaar ook nog regelmatig in het echt te ontmoeten, maar de grenzen vervagen met de snel beter geworden geluids- en videokwaliteit. Wat betreft OCS is er absoluut ook een plaats in het dagelijkse werkritme, zonder te reizen. Zelfs wanneer men op dezelfde locatie werkt en elkaar even kan opzoeken, is het handig te weten wie er binnen is. Of even kort te kunnen vragen of het schikt omeven te bellen. Ten slotte is er nog een aantrekkelijk voordeel aan samenwerkenen communiceren in de cloud: de prijs. Cloud-computing maakt allerlei oplossingen beschikbaar als water uit de kraan. Je hoeft er niet meer bij na te denken, het werkt altijd en je weet vooraf precies wat het kost. Voor MKB-klanten is zo het schaalvoordeel bereikbaar, dat tot nu toe alleen voor de grote klanten bestond. In de praktijk blijkt het echter ook heel aantrekkelijk voor grote bedrijven. Die weten voorspelbare kosten ook erg te waarderen, zeker in deze tijden. Doordat samenwerken en communiceren in de cloud als nutsdienst beschikbaar is, houden de klanten tijd en geld over om zich weer te richten op waar het om begonnen was: geld verdienen door waarde toe te voegen.

Jorn Bijnsdorp is directeur e-vailable bij e-office.

Alle partners zetten flink in op de cloud en dat vind de pers natuurlijk prachtig. Veel aandacht dus voor deze race. En omdat e-office zowel IBM, Microsoft als Google doet, krijgen wij hier veel vragen over. En vooral over de overeenkomsten en verschillen.

Overeenkomsten: mail, agenda, instant messaging, meetings, documenten delen, mobile support, allemaal in een suite die bij allemaal heel weinig kost. Echt meer met minder. Voor allemaal qua kosten een goeie reden dus om snel de overstap te maken.

Verschillen: Google is 100% webbased, Microsoft is vrijwel identieke producten in de cloud als On Premise en IBM tenslotte voegt gastgebruik toe aan de enterprise equivalenten.

De belangrijkste overeenkomst is nog wel: het zijn allemaal prima oplossingen om goed samen te werken. Meer met minder: veel functionaliteit voor weinig. De complete Google suite voor € 3.33 per user per maand, de volledige BPOS van Microsoft voor € 8.52 per user per maand, maar voor wie al Sofware Assurance heeft is het € 4.20, de light variant zelfs maar € 2.55. Als het alleen om de mail te doen is heeft IBM de LotusLive iNotes van 25 GB per user voor maar € 2.81 per user per maand. Volgens de Gone Google campagne bespaar je met 100 medewerkers al € 25.000 per jaar. Veel he!?

Google is anders, eigenwijs ook. Zo zie je in Google Apps dat alle functies naar de inbox toe worden gebracht, waar LotusLive en BPOS de gebruikers juist uit de inbox proberen te bevrijden. En waar LotusLive Meetings en LiveMeeting Online een traditionele presentatie ondersteunen, biedt Google Apps met live view in Google Presentation een andere benadering. Google Wave zet het hele samenwerken in de versnelling, die is voor de zakelijke klanten nu ook beschikbaar via Google Labs.

Google Docs tenslotte geeft iedereen die Office gewend is, de bijzondere ervaring dat alles real-time is. Geen versies meer, maar altijd gelijktijdig samenwerken. Dat geeft veel productiviteitswinst!

Waar Google een switch aanmoedigd, scoort Microsoft met goeie conversie mits de uitgangspositie Exchange 2003 of hoger is.

Microsoft heeft vooralsnog het veiligste en makkelijkste pad om over te stappen naar de cloud. En legt ook wel makkelijk uit, omdat de producten nagenoeg hetzelfde zijn als On Premise. IBM maakt het verwarrend door Lotus iNotes en LotusLive iNotes, maar ook Lotus Connections en LotusLive Connections bijna hetzelfde te noemen maar toch verschillende functionaliteit. En Google is de grote accelerator van de consumerisation van IT en heeft er ook de meeste profijt van. “Dat gebruik ik thuis ook” heeft tenslotte Microsoft ook groot gemaakt!

Companies moving to the cloud tend to choose for either Microsoft Online (aka BPOS), Google Apps Premier Edition (aka GAPE), IBM LotusLive or some alternative from smaller SaaS vendors like ourselves at e-office. But when choosing, it’s more relevant to go all the way or go for the hybrid solution and keep some applications on premise. These days, the trigger for moving to the cloud is cost. And for a good reason, since it is quite expensive to run a high available 24/7 collaborative suite on premise. The biggest cost is having the skilled administrators on-site and that cost drops when you push it all into the cloud. Off course all major SaaS vendors are offering very low suite prices, but it is still very interesting to look at the possibilities to mix and match the components in these suites. When deciding what should go to the cloud and what is kept on premise, the option to mix technologies can help you to go all the way!

So for example if you want to go for Google Apps Premier Edition but you are considering to keep your BlackBerry users on premise on Exchange because they want the BES experience, you can also mix the hosted Google BES from e-office with full GAPE and save the coexistence hassle. Or if you want to integrate telephony to your collaborative suite, but don’t want to wait for BPOS to add it you can add the full hosted OCS from e-office to your BPOS suite. So don’t focus on one option, but mix and match when moving to the cloud.

Did you make a mix? I would like to hear from you!