Just Bijns

Alle partners zetten flink in op de cloud en dat vind de pers natuurlijk prachtig. Veel aandacht dus voor deze race. En omdat e-office zowel IBM, Microsoft als Google doet, krijgen wij hier veel vragen over. En vooral over de overeenkomsten en verschillen.

Overeenkomsten: mail, agenda, instant messaging, meetings, documenten delen, mobile support, allemaal in een suite die bij allemaal heel weinig kost. Echt meer met minder. Voor allemaal qua kosten een goeie reden dus om snel de overstap te maken.

Verschillen: Google is 100% webbased, Microsoft is vrijwel identieke producten in de cloud als On Premise en IBM tenslotte voegt gastgebruik toe aan de enterprise equivalenten.

De belangrijkste overeenkomst is nog wel: het zijn allemaal prima oplossingen om goed samen te werken. Meer met minder: veel functionaliteit voor weinig. De complete Google suite voor € 3.33 per user per maand, de volledige BPOS van Microsoft voor € 8.52 per user per maand, maar voor wie al Sofware Assurance heeft is het € 4.20, de light variant zelfs maar € 2.55. Als het alleen om de mail te doen is heeft IBM de LotusLive iNotes van 25 GB per user voor maar € 2.81 per user per maand. Volgens de Gone Google campagne bespaar je met 100 medewerkers al € 25.000 per jaar. Veel he!?

Google is anders, eigenwijs ook. Zo zie je in Google Apps dat alle functies naar de inbox toe worden gebracht, waar LotusLive en BPOS de gebruikers juist uit de inbox proberen te bevrijden. En waar LotusLive Meetings en LiveMeeting Online een traditionele presentatie ondersteunen, biedt Google Apps met live view in Google Presentation een andere benadering. Google Wave zet het hele samenwerken in de versnelling, die is voor de zakelijke klanten nu ook beschikbaar via Google Labs.

Google Docs tenslotte geeft iedereen die Office gewend is, de bijzondere ervaring dat alles real-time is. Geen versies meer, maar altijd gelijktijdig samenwerken. Dat geeft veel productiviteitswinst!

Waar Google een switch aanmoedigd, scoort Microsoft met goeie conversie mits de uitgangspositie Exchange 2003 of hoger is.

Microsoft heeft vooralsnog het veiligste en makkelijkste pad om over te stappen naar de cloud. En legt ook wel makkelijk uit, omdat de producten nagenoeg hetzelfde zijn als On Premise. IBM maakt het verwarrend door Lotus iNotes en LotusLive iNotes, maar ook Lotus Connections en LotusLive Connections bijna hetzelfde te noemen maar toch verschillende functionaliteit. En Google is de grote accelerator van de consumerisation van IT en heeft er ook de meeste profijt van. “Dat gebruik ik thuis ook” heeft tenslotte Microsoft ook groot gemaakt!

Inmiddels kijk ik terug op 15 jaar bij e-office. En sinds dag 1 vind ik het heel gewoon dat iedereen zijn of haar agenda deelt met alle collega’s. Maar nog steeds blijkt dat soms bijzonder te zijn, hoewel dat meer zit in de manier waarop. Bij e-office vinden we namelijk dat die informatie steeds actueel en compleet moet zijn en bovendien op ieder moment voor iedereen op alle manieren toegankelijk. En daar gaan we inderdaad best ver in.

Het begint heel basaal: iedereen kan, zowel met Notes als Outlook, free/busy time gebruiken bij het plannen van een afspraak. Klinkt basaal, maar is het sinds Exchange 2010 helaas niet meer. Daarna kan ook iedereen elkaars agenda lezen. Ook dat klinkt simpel zolang iedereen of Notes of Outlook gebruikt, maar door elkaar is alweer een stuk ingewikkelder. Daarvoor gebruiken we sinds jaren ons eigen product TeamSpirit Groepskalender, inmiddels ook geschikt voor Exchange 2010. TeamSpirit Groepskalender kun je met Notes gebruiken, maar ook met een browser en er is ook een “light” ingang voor mobiel gebruik. Maar het gaat nog even door: de agenda van vandaag is ook zichtbaar in de standaard contactenlijst op de BlackBerry waarbij helemaal niets aan de BlackBerry gewijzigd is. Reuze handig in de praktijk: vlak voordat je een collega belt zie je op dezelfde plek nog even waar hij of zij is. En tenslotte hebben we nog ons zwitsers zakmes: de Content Mobilizer (CoMo) geeft ook toegang tot alle agenda’s, zowel tot Notes als Exchange 2010.

Goed vullen en raadplegen van agenda’s is key voor onze manier van werken, we zijn dus ook steeds op zoek naar manieren om dat nog verder te verbeteren. Zo zijn steeds meer collega’s aan de slag met Traffical, daarmee word je geholpen om reistijd in te plannen. En zijn een groeiend aantal collega’s met Google Apps actief. Om er voor te zorgen dat het delen van agenda informatie tussen Notes, Exchange en GMail net zo gemakkelijk wordt als we gewend zijn zonder GMail is een uitdaging die ons op het lijf geschreven is!

Companies moving to the cloud tend to choose for either Microsoft Online (aka BPOS), Google Apps Premier Edition (aka GAPE), IBM LotusLive or some alternative from smaller SaaS vendors like ourselves at e-office. But when choosing, it’s more relevant to go all the way or go for the hybrid solution and keep some applications on premise. These days, the trigger for moving to the cloud is cost. And for a good reason, since it is quite expensive to run a high available 24/7 collaborative suite on premise. The biggest cost is having the skilled administrators on-site and that cost drops when you push it all into the cloud. Off course all major SaaS vendors are offering very low suite prices, but it is still very interesting to look at the possibilities to mix and match the components in these suites. When deciding what should go to the cloud and what is kept on premise, the option to mix technologies can help you to go all the way!

So for example if you want to go for Google Apps Premier Edition but you are considering to keep your BlackBerry users on premise on Exchange because they want the BES experience, you can also mix the hosted Google BES from e-office with full GAPE and save the coexistence hassle. Or if you want to integrate telephony to your collaborative suite, but don’t want to wait for BPOS to add it you can add the full hosted OCS from e-office to your BPOS suite. So don’t focus on one option, but mix and match when moving to the cloud.

Did you make a mix? I would like to hear from you!

De BlackBerry is ongekend populair. Het complete toetsenbord maakt het mogelijk om langere mails te maken dan met de iPhone of Android. Dit in combinatie met de mogelijkheid om PIN berichten uit te wisselen maakt de BlackBerry zelfs erg populair onder de schooljeugd. PIN berichten zijn namelijk altijd gratis en een overtreffende trap van SMS. De BIS abonnementen zijn voor deze doelgroep zo goedkoop gemaakt dat er geen SMS bundel meer tegenop kan.

Er worden nu zoveel aanbiedingen gedaan van BIS dat je bijna zou vergeten dat de BlackBerry met BES pas echt uit de verf komt. Daarmee kun je namelijk niet alleen je mail, maar ook agenda en contacten synchroniseren. Omdat er nog geen BES is voor Google Apps heeft Google de BES Connector voor Google Apps gemaakt. Die gaat uit van de BES for Exchange, maar synchroniseert je Google Apps Premier Edition mail, agenda en contacten.

Google Apps Premier Edition ofwel GAPE is met € 40 per user per jaar de goedkoopste cloud gebaseerde samenwerkingsoplossing. e-office levert daarom ook de Google Apps BES Connector uit de cloud. Deze kost € 5 per user per maand en is geschikt voor een BES abonnement.

Roel Martens van Mobilyz.com gaf aan hier al een tijdje op zoek naar te zijn en schreef er een mooie review over.

Ook eens proberen? Online aanvragen en de volgende dag al aangesloten. Probeer het nu!